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ライフ

仕事上でメモの取り方を考えてみる、少し変えるだけで仕事効率アップ

あなたはお仕事をしている時にメモをちゃんと取る習慣はありますか?

特に難しいことでもなさそうですが、実はこの「メモを取る」という行為自体が非常に重要なのです。

メモがあることで、仕事の洗い出しやまとめにも役に立ち、復習にも役に立つので「メモを取らない」という選択肢はないレベル。

今回は

  • メモの基本的な取り方
  • メモを有効活用する方法
  • メモを整理しよう

この順番でお話していきます。

メモの基本的な取り方

要点だけを簡潔にメモにする

メモしながら人の話を聞くのはすごく大変ですし、頭も集中力も全て使っている状態なので聞き漏らしもけっこう多くなります。

全部をメモすること自体、必須ではありませんし、たくさんメモしたところで何が大事なのかがわからなくなる恐れもあります。

メモしたことで必要なことを思い出せるようなメモをとることを意識すると一番良いと考えています。

実際に仕事の大事なやり方を1から10までメモしても、分からないことが多いので分からない部分だけどを理解するためのメモするのが、一番効率が良いでしょう。

区切りのいいタイミングで一気にメモする

1つ1つ丁寧にメモするのは、大事なことを聞き逃してしまうことがあるので、おすすめは出来ません。

自分の覚えられる範囲ギリギリまで、しっかり聞いてその都度メモする方法が相手に不快感を与えないメモの取り方でもあります。

ずっとメモして相槌だけ打っている人を見るとあなたはどう感じますか?

ホントに聞いているのかな?って考えると思います。

メモを有効活用する方法

メモしたことを見返して、自分のものにする

復習って実際にやってみないとわからないことがほとんどだと思うので、見てもあまり意味のないものになるかもしれませんが、仕事の内容を深く理解することは無駄にはなりません。

メモをするという行為は「自分が必要だと思う情報」なので、見返すことでそのことを理解することにつながります。

メモしたことの中でさらに重要だと思うことは赤で囲う

メモしたことって大概が黒ペンで、書いていると思うんですけど、それを復習したついでに赤字で囲ったり、特に大事だと思われるところを覚えやすくするために見やすくするのも必要です。

メモする時に色を変えれるボールペンを使って、大事なところをその場で赤にして書くことが出来ればそれの方がいいのですが、なかなか難しいので最初は黒ペンで書く事に専念してください。

あとで赤字にするところは印をつけて、わかりやすくしてもいいですね。

最初から、黒ペンと赤ペンが1つになっているペンを使用するとメモしながら、赤ペンで重要項目を赤で囲うことが出来ます。

メモを整理しよう

覚えた項目は消したり、わかりやすくマーカーで見やすくする

仕事を覚え始めたら、メモを見なくなると思いますが、そのメモの使い道が変わってくる可能性があるので、見やすく使いやすいものにするのをおすすめします。

あなたがその職場で慣れて、仕事が出来るようになってくるとそのメモをマニュアル化したり、次入ってくる新人のための教育本に変わったりと二次活用することが出来たり、立場が変わってくれば、役に立つことがある場合があります。

新人に対して自分でメモを取る癖を奪うことにならないように気にする必要はありますが、会社の状況によっては即戦力を必要とすることもあるので、作る余裕があれば作っておいても良いかもです。

新しく入ってきた人に対して、ファーストコンタクトとして助言をするのは、より良い人間関係を構築するために必要なことなので、助け舟を出してあげることも検討してみてください。

メモから新しいやり方が閃く可能性もある

メモをまとめる能力は、個人個人のスキルアップに繋がる訳ではありませんが、会社のやり方を変えられる可能性を秘めています。

古いやり方、新しいやり方をヒントにその会社の状況に応じた、新たなやり方が閃くことが出来れば、円滑な情報の受け渡し、意思疎通の素早い対応、仕事が少しでも楽になれば時間に余裕が出来て心にも余裕が出来るわけです。

 

ここまでまとめましたが、メモの取り方一つとっても大事な仕事の一つと捉えて、有効活用してくださいね。